Sparklines: đặt "hiện tại" cạnh "điều có thể" khi nói với đội

1Hai bức tranh, đi qua đi lại

Duarte xem rất nhiều bài nói nổi tiếng và vẽ chúng thành đường. Bà thấy một mẫu chung: người nói liên tục chuyển giữa thực tế đang có và điều có thể xảy ra. Đường vẽ đi lên, đi xuống như những gợn sóng.

Hiện tại làm người nghe gật đầu: đúng, đang như vậy. Điều có thể làm họ ngẩng lên: nếu được như thế thì tốt. Khoảng cách giữa hai bức tranh tạo ra một câu hỏi trong đầu họ: làm sao tới được đó?

2Cấu trúc một bài Sparklines

Bài nói có ba phần:

• Mở đầu bằng hiện tại. Một cảnh mà mọi người trong phòng đều biết.
• Phần giữa đi qua lại. Hiện tại, điều có thể, hiện tại, điều có thể. Mỗi lần một khía cạnh.
• Kết bằng lời kêu gọi và hình ảnh cuối cùng của điều có thể.

Lời kêu gọi là phần nhiều người quên. Họ vẽ một tương lai đẹp rồi dừng. Người nghe thấy hào hứng, nhưng sáng mai không biết làm gì khác.

3Ví dụ: buổi họp đầu năm của quán bún bò

Ví dụ minh họa, bài nói khoảng ba phút của anh chủ quán.

Hiện tại: "Sáng thứ Bảy tuần rồi, bàn số 6 đợi 25 phút. Ông khách lớn tuổi đứng dậy đi, không nói gì."

Điều có thể: "Một sáng thứ Bảy khác, khách ngồi xuống, chưa kịp lau đũa thì tô bún đã tới."

Hiện tại: "Bếp mình đang chần bún theo từng tô. Đông khách thì một người đứng chần, bốn người đứng chờ."

Điều có thể: "Nếu chần sẵn từng mẻ năm tô vào giờ cao điểm, người đứng chần thành người chạy bàn."

Hiện tại: "Tháng rồi mình tính được 40 bàn khách bỏ về giữa chừng hoặc phàn nàn chậm."

Điều có thể: "Cuối năm nay, mình muốn con số đó còn dưới 5."

Lời kêu gọi: "Từ thứ Bảy này, mình thử chần theo mẻ trong hai tiếng cao điểm. Chị Ba đứng bếp chính, Tuấn chạy bàn. Thứ Hai họp mười phút xem có nhanh hơn không."

Hình ảnh cuối: "Và mình muốn sáng thứ Bảy cuối năm, ông khách đó ngồi đúng bàn số 6, dắt theo cả nhà."

4Vì sao khung này hợp với đội

Nói với nhân viên khác nói với khách. Khách chỉ cần mua. Nhân viên phải đổi cách làm hằng ngày, mà đổi thì mệt.

Chỉ nói điều có thể, nhân viên thấy sếp mơ mộng. Chỉ nói hiện tại, nhân viên thấy bị chê. Đi qua lại giữa hai bên, họ thấy cả vấn đề lẫn lý do để cố.

Phần hiện tại còn có một tác dụng nữa: cho đội thấy bạn biết rõ khó khăn của họ. "Một người đứng chần, bốn người đứng chờ" là câu của người đã đứng trong bếp. Đội tin người như vậy hơn.

5Viết bài Sparklines của bạn

Bạn có thể soạn trên một tờ giấy gấp đôi:

1. Cột trái ghi hiện tại, ba dòng, mỗi dòng một khía cạnh.
2. Cột phải ghi điều có thể, ba dòng tương ứng.
3. Dưới cùng ghi lời kêu gọi: ai làm gì, bắt đầu khi nào, khi nào xem lại.
4. Cuối cùng là một hình ảnh để mọi người mang về.

Rồi đọc xen kẽ: dòng trái một, dòng phải một, dòng trái hai, dòng phải hai.

Muốn cài số liệu vào bài nói mà không làm khô nó, xem bài Thuyết trình bằng câu chuyện: đặt số liệu vào đúng khoảnh khắc.

6Không chỉ cho bài nói dài

Sparklines dùng được cả trong một tin nhắn nhóm Zalo. Ví dụ minh họa:

Tuần này mình nhận 3 đánh giá một sao, đều vì đồ uống ra chậm. Mình muốn tuần sau không còn cái nào. Từ mai, ai rảnh tay thì đứng hỗ trợ quầy pha từ 7 đến 8 giờ.

Ba câu: hiện tại, điều có thể, lời kêu gọi. Ngắn, nhưng đủ để mọi người biết vì sao và làm gì.

7Sau buổi nói: kể tiếp ở mỗi buổi họp

Ví dụ minh họa: thứ Hai tuần sau, anh chủ quán bún bò họp mười phút như đã hẹn. Chần theo mẻ nhanh hơn, nhưng bún hay bị nguội khi khách tới thưa. Số bàn phàn nàn tuần đó còn 7, so với khoảng 10 mỗi tuần trước đây.

Đây là lúc Sparklines tiếp tục, ngắn hơn. Hiện tại mới: "Tuần rồi còn 7 bàn, nhưng có hai lần bún nguội." Điều có thể vẫn vậy: tô bún tới trước khi khách lau xong đũa, mà vẫn nóng. Lời kêu gọi mới: "Tuần này chỉ chần theo mẻ khi có từ ba bàn chờ trở lên."

Bài nói đầu năm chỉ là lần đầu. Mỗi buổi họp sau đó là một gợn sóng nhỏ: hiện tại đã nhích lên một chút, điều có thể vẫn đứng đó, và có thêm một bước tiếp theo.

Đội tin bài nói đầu năm hơn khi thấy nó được nhắc lại, đo lại, chỉnh lại mỗi tuần. Một bài nói hay mà không ai nhắc lại sau đó dễ chỉ còn là một buổi diễn thuyết.

Khi con số chạm mục tiêu, kể lại hình ảnh cuối của điều có thể như một chuyện đã xảy ra: "Sáng thứ Bảy rồi, bàn số 6 có một gia đình ba thế hệ. Bún tới trước khi bà cụ lau xong đũa." Câu chuyện khép lại đúng chỗ nó bắt đầu.

8Mấy chỗ hay trật

Hiện tại thành buổi chê. Kể hiện tại để mọi người thấy khoảng cách, không phải để tìm người có lỗi. Nói "bếp mình đang chần từng tô", đừng nói "Tuấn chần chậm quá".

Thiếu lời kêu gọi cụ thể. "Mọi người cố gắng lên nhé" không phải lời kêu gọi. Lời kêu gọi có tên người, có việc, có ngày.