80/20 cho danh sách việc: hai việc đáng giá nhất trong mười

1Tám việc dễ và hai việc nặng

Trong Chinh phục mục tiêu, Brian Tracy nhắc lại nhiều lần nguyên tắc 80/20: khoảng 20% việc bạn làm tạo ra khoảng 80% kết quả. Ông áp nó thẳng vào danh sách việc hằng ngày. Có mười việc, thì hai việc đáng giá hơn tám việc kia.

Ông còn nói có lúc tỷ lệ là 90/10. Một việc duy nhất trong danh sách đáng giá hơn tất cả phần còn lại.

Con số 80/20 không phải định luật chính xác. Nó là một quy tắc ngón tay cái, để nhắc rằng các việc không bằng nhau. Nhưng chỉ riêng ý đó đã đổi cách ta nhìn danh sách.

Vấn đề nằm ở chỗ này: hai việc giá trị cao thường cũng là hai việc khó nhất. Gọi điện cho khách lớn thì có thể bị từ chối. Viết báo giá thì phải tính toán, phải nghĩ. Còn dọn kho, trả lời bình luận, đặt mực thì dễ, nhanh, và gạch được ngay.

Nên ta có xu hướng làm tám việc dễ trước, "cho xong để rảnh đầu". Rồi hết ngày.

2Câu hỏi tìm ra hai việc đáng giá

Danh sách đã có. Giờ làm sao biết việc nào là hai việc đó?

Câu hỏi đơn giản nhất: nếu hôm nay chỉ làm được một việc trong danh sách, việc nào tạo ra khác biệt lớn nhất? Đánh dấu nó. Rồi hỏi lại với chín việc còn lại.

Tracy có một câu hỏi mà ông khuyên dùng cả ngày: cách dùng thời gian giá trị nhất của mình lúc này là gì? Câu hỏi này dùng được cả ngày, không riêng buổi sáng. Lúc 2 giờ chiều, khi bạn đang định mở hộp thư, nó kéo bạn về lại hai việc đã chọn.

Ba dấu hiệu giúp nhận ra việc giá trị cao:

Nó nối trực tiếp với tiền, khách hàng, hoặc mục tiêu lớn của bạn. Gọi cho trường cấp ba nối với một đơn hàng. Dọn kho thì không.

Nó có hậu quả lớn nếu làm hoặc không làm. Bài ABCDE: xếp việc theo hậu quả nói kỹ cách đo bằng hậu quả.

Nó là việc bạn đang né. Không phải luôn đúng, nhưng thường đúng. Cảm giác "để chiều tính" hay đi kèm với việc quan trọng.

3Làm hai việc đó trước, khi đầu còn tươi

Tìm được rồi thì phần khó là làm chúng trước.

Ví dụ minh họa: anh Khoa đổi cách làm. Sáng thứ Ba, anh viết danh sách, khoanh tròn hai việc. Từ 8 tới 10 giờ, anh không mở fanpage. Anh gọi cho hai trường cấp ba, gửi một báo giá. Tới 10 giờ, hai việc khó nhất đã xong. Phần còn lại của ngày, anh làm tám việc dễ, và làm nhanh hơn vì đầu không còn bị đè.

Lý do làm trước: buổi sáng là lúc bạn ít bị cắt ngang nhất, và ý chí còn đầy. Để tới chiều, bạn sẽ có lý do. Khách nhắn tin, máy in kẹt, ai đó ghé xưởng.

Nếu bạn đã quen chọn một việc quan trọng nhất mỗi ngày, thì 80/20 là bước trước đó. Nó giúp bạn thấy rằng trong danh sách dài, chỉ vài dòng xứng đáng làm ứng viên.

4Trì hoãn có chủ đích

Đây là phần nhiều người bỏ qua. Nếu hai việc quan trọng chiếm thời gian tốt nhất, thì tám việc còn lại phải nhường chỗ. Một vài việc sẽ không được làm hôm nay. Có việc không bao giờ được làm.

Tracy gọi đây là trì hoãn sáng tạo. Ai cũng trì hoãn. Người làm hiệu quả chỉ khác ở chỗ họ chọn trì hoãn việc gì. Họ cố ý để những việc giá trị thấp nằm đó, để thời gian dành cho việc giá trị cao.

Nghe đơn giản, nhưng làm thì thấy áy náy. Bình luận chưa trả lời, kho chưa dọn. Cảm giác mình đang bỏ bê.

Cách giảm áy náy là gom việc giá trị thấp vào một khung giờ riêng. Ví dụ minh họa: anh Khoa dồn trả lời bình luận, tin nhắn không gấp vào hai khung 30 phút, lúc 11 giờ và 4 giờ chiều. Ngoài hai khung đó, anh không mở. Việc vẫn được làm, chỉ không được chiếm buổi sáng.

Một số việc thì nên bỏ hẳn. Hỏi: nếu mình không làm việc này nữa, điều gì xảy ra? Nếu câu trả lời là "không có gì đáng kể", hãy gạch nó khỏi danh sách cho tuần sau.

5Tăng gấp đôi phần 20%

Tracy còn đẩy nguyên tắc này xa hơn trong chuyện nghề nghiệp. Ông khuyên nhận diện 20% hoạt động tạo phần lớn kết quả trong công việc của bạn, rồi tìm cách làm chúng nhiều gấp đôi.

Ông lấy ví dụ người bán hàng. Theo Tracy, cách nhanh nhất để tăng thu nhập của họ là dành nhiều thời gian hơn để gặp khách tiềm năng, vì đó là phần việc trực tiếp ra doanh số. Mọi việc khác, như làm báo cáo, sắp xếp tài liệu, có thể giảm bớt.

Áp vào anh Khoa: nhìn lại tháng trước, những đơn lớn nhất đến từ đâu? Từ các cuộc gọi trực tiếp cho trường học và công ty. Không phải từ bài đăng fanpage. Vậy tháng này, anh nhân đôi số cuộc gọi, và giảm số bài đăng xuống còn một nửa.

Không phải ai cũng có quyền chọn việc như chủ xưởng. Người làm công thì có thể làm một bước nhỏ hơn: mang danh sách việc tới sếp, hỏi sếp việc nào quan trọng nhất. Tracy cũng khuyên đúng như vậy.

6Mấy chỗ hay trật

Nghĩ rằng 20% là việc nhanh nhất. Ngược lại, việc giá trị cao thường tốn thời gian và đòi tập trung. Đừng chọn hai việc "cho đủ" bằng hai việc dễ.

Khởi động bằng việc vặt. "Làm vài việc nhỏ cho có đà rồi mới vào việc lớn." Đà đó thường kéo dài tới trưa. Nếu cần khởi động, hãy chia việc lớn ra và làm bước nhỏ nhất của chính việc lớn.

Chọn lại mỗi giờ. Hai việc đã chọn từ tối qua thì giữ. Nếu cứ có tin nhắn là xem xét lại thứ tự, bạn sẽ luôn tìm được lý do để làm việc dễ trước. Bài Nói không để bảo vệ điều quan trọng có cách từ chối những yêu cầu chen ngang.

7Thử trong một tuần

Mỗi tối, viết danh sách việc của ngày mai, ít nhất mười dòng. Khoanh tròn hai việc đáng giá nhất bằng câu hỏi: nếu chỉ làm được một việc, việc nào tạo khác biệt lớn nhất?

Sáng hôm sau, làm hai việc đó trước khi mở tin nhắn. Nếu được, dành cho chúng một khối thời gian tập trung.

Cuối tuần, xem lại: những ngày làm xong hai việc khoanh tròn khác gì những ngày không? Gạch đi một việc giá trị thấp mà bạn đã làm cả tuần chỉ vì thói quen.