ABCDE: xếp việc theo hậu quả, không theo cảm hứng

1Câu hỏi nằm sau năm chữ cái

Trong Chinh phục mục tiêu, Brian Tracy nói từ khóa của việc xếp ưu tiên là hậu quả. Một việc quan trọng là việc mà làm hay không làm đều kéo theo hậu quả lớn.

Câu hỏi để xếp mỗi việc rất đơn giản: nếu hôm nay mình không làm việc này, chuyện gì xảy ra?

Không gửi đơn cho xưởng thì lỡ đợt hàng Tết, mất cả tháng doanh thu. Hậu quả nặng: A. Không trả lời bình luận hôm qua thì vài khách hơi buồn, mai trả lời vẫn được. Hậu quả nhẹ: B. Không xem shop đối thủ thì không có gì xảy ra: C.

Để ý rằng câu hỏi không hỏi việc nào thích, việc nào nhanh, việc nào ai đang thúc. Nó chỉ hỏi về hậu quả. Đó là chỗ ABCDE khác với cách bạn chọn việc theo cảm hứng.

2Năm chữ cái

A: phải làm. Không làm thì hậu quả nghiêm trọng: mất khách, mất tiền, trễ hạn quan trọng, ảnh hưởng tới người khác.

B: nên làm. Không làm thì có hậu quả, nhưng nhẹ. Tracy lấy ví dụ gọi điện cho bạn, ăn trưa với đồng nghiệp, kiểm tra email.

C: làm cũng vui, nhưng không làm cũng không sao. Thêm một ly cà phê, đọc tin tức, sắp lại bàn làm việc.

D: giao được. Việc cần làm, nhưng người khác làm được, có khi làm tốt hơn. Giao đi để giữ thời gian cho việc A.

E: bỏ. Việc từng có lý do để làm, nhưng giờ không còn. Gạch hẳn khỏi danh sách.

3A-1, A-2: khi có nhiều việc A

Có ngày bạn có ba, bốn việc A. Lúc đó đánh số tiếp: A-1 là việc A có hậu quả nặng nhất, rồi A-2, A-3.

A-1 là việc bạn làm đầu tiên, và làm tới khi xong. Tracy gọi đây là làm từng việc một: chọn A-1, bắt tay vào, làm liên tục cho tới khi hoàn tất. Khi thấy mình bị kéo sang việc khác, tự nhắc: quay lại việc đó.

Chỉ khi A-1 xong mới sang A-2. Lý do: ngày nào cũng có lúc bị gián đoạn. Nếu bạn làm ba việc A mỗi việc một chút, tới chiều có thể cả ba đều dở. Nếu bạn làm A-1 tới xong, ít nhất việc nặng nhất đã an toàn.

Bài Một việc quan trọng nhất mỗi ngày bàn kỹ hơn chuyện chọn và giữ A-1.

4Một ngày làm việc theo ABCDE

Ví dụ minh họa: tối thứ Tư, anh Long, chủ một xưởng in nhỏ, viết danh sách cho ngày mai rồi đánh dấu.

• A-1: gửi file bản in thử cho khách đặt 2.000 hộp bánh, hạn trưa mai. Trễ là khách chuyển xưởng khác.
• A-2: gọi nhà cung cấp giấy chốt giá trước khi họ tăng giá đầu tháng.
• B: trả lời tin nhắn hỏi giá của ba khách mới.
• B: họp mười phút với thợ về máy in số 2 kêu to.
• C: đọc nhóm Facebook của dân ngành in.
• D: đi ngân hàng nộp tiền, giao cho em kế toán.
• D: đóng gói đơn nhỏ, giao cho thợ phụ.
• E: soạn lại bảng giá năm ngoái mà không ai dùng nữa.

Sáng thứ Năm, anh Long tắt thông báo Zalo, làm A-1 trong một tiếng rưỡi đầu ngày. Gửi xong file, anh mới gọi nhà cung cấp. Ba tin nhắn hỏi giá được trả lời lúc 10 giờ 30. Nhóm Facebook để tới giờ nghỉ trưa, hoặc không đọc cũng được.

Danh sách vẫn tám dòng như cũ. Nhưng hai việc có hậu quả nặng nhất đã xong trước 10 giờ.

5Việc khẩn cấp không tự động là việc A

Đây là chỗ dễ nhầm nhất. Tin nhắn đang nhảy, điện thoại đang reo, đồng nghiệp đang đứng cạnh bàn. Mọi thứ đang thúc đều có cảm giác như việc A.

Tracy chia việc thành bốn loại theo hai câu hỏi: có khẩn cấp không, có quan trọng không. Loại dễ đánh lừa nhất là khẩn cấp mà không quan trọng: điện thoại reo, ai đó ghé tán gẫu. Làm chúng có cảm giác như đang làm việc, nhưng không ra kết quả.

Cách kiểm tra: hỏi lại câu hỏi hậu quả. Tin nhắn này không trả lời trong một tiếng thì chuyện gì xảy ra? Thường câu trả lời là không có gì. Nó là B, có khi là C, dù nó đang kêu to.

Ngược lại, việc A thường im lặng. Không ai nhắn tin nhắc bạn lên kế hoạch cho quý sau. Nhưng không làm thì quý sau rối.

6D và E: hai chữ hay bị quên

Nhiều người dùng ABCDE nhưng chỉ dùng ba chữ đầu. D và E mới là chỗ lấy lại thời gian.

D đòi bạn chịu buông. Chủ quán nhỏ hay giữ mọi việc vì "mình làm nhanh hơn", "dặn người khác còn mất công hơn". Lần đầu đúng là mất công. Lần thứ năm thì không. Mỗi việc D bạn giữ lại là một khoảng thời gian bị lấy khỏi việc A.

E đòi bạn chịu bỏ. Có những việc bạn làm chỉ vì đã quen làm: báo cáo không ai đọc, cuộc họp không ai cần, file không ai mở. Mỗi tuần, tìm một việc E và gạch đi. Bài Điểm gốc Zero có một câu hỏi giúp tìm những việc như vậy.

7Mấy chỗ hay trật

Đánh dấu xong rồi vẫn làm theo thứ tự trên xuống. Chữ cái chỉ có tác dụng khi bạn làm theo nó. Viết lại danh sách theo thứ tự A-1, A-2, rồi tới B, để mắt khỏi đi lạc.

Bỏ A-1 giữa chừng khi gặp chỗ khó. Chỗ khó là lúc dễ chuyển sang một việc B cho dễ chịu. Đứng dậy uống ngụm nước, rồi quay lại đúng việc đó.

Không xếp lại khi có việc mới. Giữa ngày có việc phát sinh, đừng làm luôn. Hỏi câu hậu quả, cho nó một chữ cái, xếp vào đúng chỗ.

8Thử ngay tối nay

Tối nay, viết ra mọi việc bạn định làm ngày mai. Đánh dấu mỗi việc một chữ: A, B, C, D, E. Đánh số các việc A. Với mỗi việc D, ghi tên người sẽ nhận. Gạch hết việc E.

Sáng mai, bắt đầu bằng A-1 trước khi mở tin nhắn. Tối mai, xem lại: việc A nào đã xong, việc B, C nào đã chen vào trước?

Làm như vậy một tuần. Bạn sẽ thấy danh sách không ngắn đi, nhưng những việc còn sót lại cuối ngày đều là việc không làm cũng không sao.