Một việc quan trọng nhất mỗi ngày

1Vì sao việc quan trọng cứ trôi xuống cuối

Có ba lý do rất con người khiến việc quan trọng luôn tụt xuống cuối danh sách.

Thứ nhất, việc nhỏ cho cảm giác xong ngay. Trả lời một tin nhắn mất một phút là gạch được một dòng, nhẹ cả người. Viết đề xuất thì mất hai tiếng mà chưa chắc xong, nên ta dễ bị hút về phía những việc cho cảm giác "xong" liền tay.

Thứ hai, việc quan trọng thường mơ hồ. "Viết đề xuất" chẳng rõ bắt đầu từ đâu. Không biết bước đầu tiên là gì thì ta né sang việc khác rõ ràng hơn, và trì hoãn len vào đúng lúc này.

Thứ ba, việc khẩn cấp có người thúc, việc quan trọng thì không. Khách nhắn hỏi, sếp gọi, đồng nghiệp ghé bàn. Nhưng chẳng ai nhắn "bạn đã học kỹ năng mới chưa?" hay "bạn lên kế hoạch cho quý sau chưa?". Việc im lặng thì dễ bị quên.

2Khẩn cấp chưa chắc đã quan trọng

Ma trận Eisenhower chia công việc thành bốn ô, dựa trên hai câu hỏi. Việc này có khẩn cấp không, tức là phải làm ngay? Và nó có quan trọng không, tức là đưa bạn lại gần điều mình thật sự muốn? Cách chia này hay được gắn với tên cựu Tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower.

• Khẩn cấp và quan trọng: khủng hoảng, hạn chót sát nút, con ốm cần đưa đi khám. Làm ngay.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: học kỹ năng, xây hệ thống, chăm sóc sức khỏe, lập kế hoạch, dành thời gian cho gia đình. Lên lịch và giữ thời gian cho nó.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: nhiều tin nhắn, cuộc gọi, yêu cầu của người khác. Giao lại hoặc xử lý gọn trong một khung giờ.
• Không khẩn cấp, không quan trọng: lướt mạng, việc làm cho có. Bỏ bớt.

Việc khẩn cấp tự la lên đòi được để ý, còn việc quan trọng thì im lặng chờ. Nó bị đẩy sang ngày mai, rồi ngày mốt, trong khi phần lớn tiến bộ dài hạn lại nằm ở ô thứ hai: quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Nghĩ đến chiếc xe máy là thấy ngay. Thay nhớt định kỳ là việc quan trọng nhưng không gấp, vì quên một hai lần xe vẫn chạy. Đến lúc xe hỏng giữa đường thì nó mới thành khẩn cấp, và tốn kém hơn nhiều. Nhiều khủng hoảng trong công việc cũng bắt đầu y như thế.

3Một việc thôi, đừng ba

Thử trả lời một câu: nếu hôm nay chỉ làm được một việc, việc nào khiến mình hài lòng nhất khi nhìn lại?

Đó là việc quan trọng nhất của ngày, một việc thôi. Có ba việc "quan trọng nhất" là bạn lại quay về danh sách dài, và việc khó nhất trong ba lại bị bỏ lại.

Việc này thường đưa bạn lại gần mục tiêu dài hạn, như trong bài Kế hoạch 12 tuần. Nó cũng hay khó hơn, làm bạn ngại hơn các việc khác. Và làm xong nó thì nhiều việc khác dễ đi, có khi chẳng cần làm nữa.

Nếu đang phân vân giữa hai việc, theo mình cứ chọn việc bạn đang né nhiều hơn. Cảm giác ngại thường là dấu hiệu việc đó có ý nghĩa.

Việc quan trọng nhất cũng không nhất thiết là việc ở công ty. Với chủ một shop nhỏ đang chạy quảng cáo, có khi đó là hai mươi phút đọc báo cáo cụm từ tìm kiếm để cắt bớt tiền lãng phí. Với người đang lo cho sức khỏe, có khi đó là buổi đi khám đã hẹn từ lâu.

4Năm bước để việc quan trọng được làm thật

Bước 1: Chọn từ tối hôm trước

Việc cần làm: trước khi kết thúc ngày làm việc, chọn việc quan trọng nhất của ngày mai và viết lên một tờ giấy để trên bàn.

Lý do: buổi sáng là lúc dễ bị cuốn vào tin nhắn với email nhất, chọn lúc đó thì bạn hay chọn theo thứ đang la to nhất. Chọn từ tối hôm trước, khi đã thấy toàn cảnh cả ngày, thì sáng ra bạn chỉ việc bắt đầu.

Ví dụ: "Sau khi tắt máy tính buổi tối, tôi viết việc quan trọng nhất của ngày mai lên giấy nhớ." Cách viết kiểu câu này nằm trong bài Nếu… thì….

Bước 2: Viết thành một bước cụ thể

Việc cần làm: viết việc quan trọng nhất thành một hành động có điểm bắt đầu và điểm kết thúc rõ ràng.

Lý do: "làm dự án" vừa quá to vừa quá mơ hồ để bắt tay vào. Có một bước cụ thể thì bạn biết phải mở tệp nào, viết gì trước.

• "Làm đề xuất dự án" thành "Viết phần mục tiêu và ngân sách của đề xuất, khoảng hai trang."
• "Học tiếng Anh" thành "Làm xong bài nghe số 5 và ghi lại mười từ mới."
• "Dọn email" thành "Trả lời ba email khách hàng lớn còn tồn từ tuần trước."

Bước 3: Đặt vào khung giờ tỉnh nhất

Việc cần làm: tìm khoảng thời gian trong ngày bạn tỉnh táo nhất, rồi đặt việc quan trọng nhất vào đó.

Lý do: ai cũng có một quãng đầu óc minh mẫn nhất trong ngày, với nhiều người là buổi sáng, trước khi mở tin nhắn. Dùng quãng thời gian quý nhất cho việc quý nhất là hợp lý thôi.

Ví dụ: bạn đến công ty lúc tám giờ và đầu óc tốt nhất đến khoảng mười giờ, vậy dành từ tám giờ đến chín giờ rưỡi cho việc quan trọng nhất. Lời khuyên "làm việc khó nhất trước" nghe cũ nhưng đúng: việc lớn nhất xong từ giữa buổi sáng thì phần còn lại của ngày nhẹ hẳn.

Bước 4: Giữ nó như một cuộc hẹn

Việc cần làm: chặn khung giờ đó trên lịch như một cuộc họp với chính mình. Trong thời gian ấy, không mở tin nhắn.

Lý do: thời gian không được giữ sẽ bị việc khẩn cấp lấp đầy. Có chỗ trên lịch rồi, bạn cũng dễ từ chối những lời mời họp chen vào hơn.

Bài Khối thời gian tập trung hướng dẫn chi tiết cách giữ khoảng thời gian này khỏi thông báo.

Bước 5: Xếp phần việc còn lại

Việc quan trọng nhất xong rồi thì mấy việc kia vẫn còn đó, chúng chỉ cần xếp hàng phía sau:

• Gom việc nhỏ như trả lời tin nhắn, email vào một hoặc hai khung giờ cố định.
• Việc mất dưới hai phút thì làm luôn khi nó xuất hiện trong khung giờ đó.
• Việc không thuộc về bạn thì giao lại hoặc từ chối, theo bài Nói không để bảo vệ điều quan trọng.
• Việc không kịp làm thì chủ động dời sang ngày khác, đừng để nó tự trôi.

5Khi ngày bị đảo lộn

Sẽ có ngày khủng hoảng ập tới và việc quan trọng nhất hết chỗ: sếp gọi họp gấp, khách khiếu nại, con sốt phải đón sớm. Đó là đời sống, bạn không hề thất bại.

Những hôm như vậy, làm phiên bản nhỏ nhất của nó: mười lăm phút, một đoạn, một bước. Viết được năm dòng dàn ý vẫn hơn cả ngày không chạm vào bản đề xuất. Mai bạn sẽ bắt đầu từ năm dòng đó, thay vì từ trang giấy trắng. Xem thêm bài Phiên bản tối thiểu cho những ngày khó.

6Ví dụ minh họa: hai ngày thứ Ba của chị Thảo

Thử hình dung chị Thảo (nhân vật và con số đều giả định) làm trưởng nhóm bán hàng ở một công ty nhỏ. Việc quan trọng nhất tuần này của chị là bản kế hoạch bán hàng quý sau, hạn nộp thứ Sáu.

Thứ Ba tuần trước, chị làm theo cách cũ: mở đầu ngày bằng email và nhóm chat. Chị trả lời khách, duyệt báo giá, họp ngắn với nhóm, xử lý một đơn giao trễ. Năm giờ chiều, chị gạch được mười ba trên mười tám việc. Bản kế hoạch vẫn chưa có dòng nào.

Thứ Ba tuần này thì khác. Tối thứ Hai, trước khi tắt máy, chị viết lên giấy nhớ: "Viết phần mục tiêu doanh số và ba hoạt động chính của kế hoạch quý, khoảng hai trang." Sáng thứ Ba, chị đến công ty lúc tám giờ và để điện thoại trong túi xách. Chị viết đến chín giờ hai mươi thì xong phần đó.

Sau đó chị mở tin nhắn lúc chín giờ rưỡi, rồi gom tin nhắn thêm hai lần, lúc hai giờ chiều và bốn giờ rưỡi chiều. Cuối ngày, chị gạch được mười hai trên mười tám việc, ít hơn tuần trước một việc, nhưng bản kế hoạch đã có hai trang.

So hai ngày thì cách cũ được 13 việc xong mà việc quan trọng nhất chưa bắt đầu. Cách mới được 12 việc, và việc quan trọng nhất xong phần khó nhất trước mười giờ sáng. Số việc gạch được gần như bằng nhau, cái khác là việc nào được gạch.

7Mấy cách tự làm khó mình

Hay gặp nhất là chọn ba việc "quan trọng nhất". Ba việc thì chẳng việc nào được ưu tiên thật, nên chỉ chọn một thôi, xong sớm thì chọn tiếp việc thứ hai. Gần với nó là chọn việc quá lớn. "Hoàn thành dự án" không thể xong trong một buổi sáng, phải viết thành một bước cụ thể làm được trong một đến hai giờ.

Cái bẫy mình thấy khó tránh nhất là mở tin nhắn "chỉ một phút" trước khi bắt đầu. Một phút hay thành ba mươi phút, và đầu óc đã bị kéo đi mất rồi. Đó cũng là lý do mình để Zalo với Facebook ra sau.

Còn lại là nhầm khẩn cấp với quan trọng, khi việc có người hối chiếm chỗ của việc có ý nghĩa. Trước khi chọn, tự hỏi "việc này có đưa mình lại gần mục tiêu dài hạn không?". Và đừng quên tính trước cho ngày đảo lộn: chuẩn bị sẵn phiên bản mười lăm phút, để khủng hoảng tới thì bạn không bỏ trắng rồi thấy có lỗi.

8Nếu bạn còn băn khoăn

Việc của bạn phụ thuộc vào sếp và khách, không chủ động được thì sao? Có thể bạn không điều khiển được cả ngày, nhưng thường vẫn giữ được một khoảng ba mươi đến sáu mươi phút. Cứ bắt đầu từ khoảng đó, kể cả khi nó là đầu giờ, trước khi mọi người đến.

Sáng phải đưa con đi học, đến công ty đã mệt, thì làm việc quan trọng vào buổi chiều được không? Được chứ. Chẳng có quy tắc nào bắt phải là buổi sáng. Bạn để ý vài ngày xem lúc nào mình tỉnh nhất, rồi đặt việc quan trọng nhất vào đó.

Còn việc quan trọng nhất kéo dài nhiều tuần thì mỗi ngày chọn một bước của nó. Một dự án lớn thường xong nhờ nhiều ngày liền có một bước quan trọng được làm trước, hiếm khi nhờ một ngày cày liền.

9Bắt đầu từ tối nay

Tối nay, viết việc quan trọng nhất của ngày mai lên một tờ giấy, dưới dạng một bước cụ thể. Sáng mai làm việc đó trước khi mở tin nhắn và email, rồi gom tin nhắn với việc nhỏ vào hai khung giờ cố định trong ngày. Cuối ngày ghi lại xem việc đó xong chưa, điều gì đã giúp hay cản bạn.

Nếu bạn đang làm marketing cho cửa hàng, bài Kế hoạch marketing 90 ngày cho doanh nghiệp nhỏ giúp bạn biết việc nào đáng được chọn mỗi ngày. Bài tiếp theo trong chuỗi nói cách giữ trọn khung giờ đó: Khối thời gian tập trung.