Kế hoạch 12 tuần thay cho mục tiêu cả năm

1Vì sao mục tiêu cả năm dễ trôi

Lý do đầu tiên là hạn chót quá xa. Khi đích nằm tận tháng Mười hai thì bỏ qua tuần này có vẻ chẳng sao. Giống học sinh còn bốn tháng nữa mới thi cuối kỳ, ít ai ôn đều từ tuần đầu, phần lớn dồn vào vài tuần cuối.

Lý do thứ hai là quá nhiều mục tiêu. Mười mục tiêu tức là chẳng mục tiêu nào được ưu tiên thật, sức bị chia vụn ra, việc nào cũng dở dang. Kế hoạch còn dựa vào dự đoán quá xa, vì bạn khó mà đoán tháng Chín mình bận gì, công việc ra sao, nhà có chuyện gì.

Và phản hồi đến quá chậm. Chỉ đo kết quả vào cuối năm thì lúc phát hiện mình đi lệch đã muộn để sửa. Chỗ này nhiều người không để ý.

2Xem 12 tuần như một năm

Brian Moran và Michael Lennington, trong cuốn The 12 Week Year (tạm dịch: Một năm 12 tuần), đề xuất một cách nhìn khác. Coi mỗi chu kỳ 12 tuần là một "năm" trọn vẹn. Với khoảng thời gian ngắn như vậy, hạn chót luôn ở gần nên tuần nào cũng có ý nghĩa. Bạn buộc phải chọn ít mục tiêu hơn, vì 12 tuần không đủ cho mười mục tiêu. Kế hoạch sát thực tế hơn, vì 12 tuần tới dễ đoán hơn 12 tháng tới. Và nếu đi sai hướng, bạn chỉ mất 12 tuần chứ không phải cả năm.

Một năm có bốn chu kỳ như thế, tức là bốn lần được bắt đầu lại thay vì chỉ một lần vào tháng Một. Cách này cũng tận dụng hiệu ứng khởi đầu mới, tức xu hướng dễ bắt đầu lại sau những mốc thời gian, mà bài Quay lại sau khi đứt chuỗi có nhắc tới.

Bước 1: viết la bàn 12 tuần

La bàn không chỉ từng bước chân, nó cho bạn biết hướng. Template Notion quản lý kỷ luật của Qiki, cái mình dùng thật để theo dõi việc, mở đầu bằng phần la bàn 12 tuần gồm ba phần.

Phần đầu là điều quan trọng nhất. Hoàn thành câu: "Trong 12 tuần tới, mình muốn trở thành người có thể…". Câu này nối kế hoạch với bản sắc, tức hình ảnh con người bạn muốn trở thành, như bài Bản sắc trước mục tiêu đã bàn. Ví dụ: "…tự tin thuyết trình trước khách hàng", "…chạy liên tục 5 km".

Phần thứ hai là ba kết quả cần đạt. Tối đa ba, và cái nào cũng phải đo được. Đo được nghĩa là hết 12 tuần, bạn trả lời được "đạt" hay "chưa đạt" mà khỏi cãi nhau với chính mình. "Chạy bộ" chưa đo được, "chạy liên tục được 5 km" thì được. "Học tiếng Anh" chưa đo được, "học xong 24 bài của khóa đang theo" thì được.

Phần thứ ba là điều chủ động không làm, tức những việc bạn sẽ từ chối để có chỗ cho ba kết quả kia. Ví dụ: không nhận dự án phụ, không đăng ký thêm khóa học mới, không xem phim bộ vào tối ngày thường. Bài Nói không để bảo vệ điều quan trọng nói kỹ hơn.

Bước 2: chia kết quả thành hành động hằng tuần

Theo mình đây là bước quan trọng nhất. Tiếc là nó cũng hay bị bỏ qua nhất.

Kết quả là thứ bạn không kiểm soát trực tiếp. Bạn đâu thể ra lệnh cho mình "chạy được 5 km" ngay hôm nay. Còn hành động hằng tuần thì bạn kiểm soát được: tối nay có ra khỏi nhà để chạy hay không là do bạn quyết.

Giống người trồng rau thôi. Không ai bắt cây lớn nhanh được, nhưng tưới nước, bón phân, nhổ cỏ đều đặn thì làm được, và làm đủ những việc đó thì rau sẽ lớn.

Với mỗi kết quả, viết ra hai đến bốn hành động lặp lại mỗi tuần. Ví dụ với kết quả "chạy liên tục được 5 km", hành động có thể là chạy ba buổi mỗi tuần, tăng quãng đường từ từ, chừng mười phần trăm mỗi tuần, và ngủ trước 11 giờ vào các tối trước buổi chạy.

Mỗi hành động nên có thời điểm và tín hiệu cụ thể, theo bài Nếu… thì…. "Chạy ba buổi" là tốt rồi. Nhưng "sau khi về nhà vào thứ Hai, Tư, Sáu, mình thay đồ và chạy" thì rõ hơn nhiều.

Nếu bạn có vấn đề sức khỏe hoặc mới tập lại sau thời gian dài, hãy hỏi ý kiến bác sĩ hoặc huấn luyện viên trước khi đặt mục tiêu vận động, đừng bỏ qua bước này nhé.

Bước 3: chấm điểm việc làm, không chỉ kết quả

Cuối mỗi tuần, trong buổi review tuần 15 phút, tức buổi nhìn lại cuối tuần, bạn tính tỷ lệ hành động đã làm so với đã định:

Điểm tuần
  = Hành động đã làm
  / Hành động đã định

Cuốn The 12 Week Year gợi ý rằng giữ được khoảng 85% hành động thì kết quả thường sẽ theo sau. Không cần 100%, nhưng cũng đừng để điểm thấp quá lâu.

Chấm điểm việc làm có hai cái lợi. Bạn thấy tiến bộ ngay cả khi kết quả chưa tới: tuần thứ ba có thể chưa chạy được 5 km, nhưng bạn đã chạy đủ ba buổi, vậy là đáng ghi nhận rồi. Và bạn biết cần sửa gì. Điểm thấp thì vấn đề nằm ở khâu làm, cần làm kế hoạch dễ hơn. Điểm cao mà kết quả không tới thì vấn đề nằm ở chiến lược, lúc đó phải đổi cách làm, cố thêm cũng không giải quyết được.

3Ví dụ minh họa: chu kỳ 12 tuần của chị Hương

Thử hình dung chị Hương (ví dụ giả định, con số để đơn giản cho dễ theo dõi) làm kế toán, muốn chuyển dần sang mảng phân tích dữ liệu. Chị viết la bàn thế này:

Điều quan trọng nhất: trong 12 tuần tới, mình muốn trở thành người có thể tự làm một báo cáo phân tích từ dữ liệu thật.

Ba kết quả: (1) học xong 24 bài của khóa phân tích dữ liệu đang theo; (2) làm xong 2 báo cáo mẫu từ dữ liệu công khai; (3) ngủ trước 23 giờ ít nhất 5 tối mỗi tuần để đủ sức học.

Chủ động không làm: không nhận làm sổ sách thêm bên ngoài, không mua khóa học mới, không xem phim bộ vào tối thứ Hai và thứ Năm.

Rồi chị chia ra thành hành động hằng tuần:

• Học 2 bài vào tối thứ Hai và thứ Năm. 24 bài chia cho 12 tuần đúng bằng 2 bài mỗi tuần.
• Làm báo cáo mẫu 2 giờ vào sáng Chủ nhật.
• Ngủ trước 23 giờ 5 tối trong tuần.

Cộng lại, mỗi tuần có 2 + 1 + 5 = 8 hành động.

Tuần 3, chị làm được 7/8, điểm khoảng 88%. Tuần 5 trùng đợt quyết toán, chị chỉ làm được 4/8, điểm 50%. Trong buổi review, chị không tự trách mà ghi lại nguyên nhân là mùa cao điểm, và viết sẵn cho lần sau: "Tuần quyết toán, chỉ học 1 bài và giữ giờ ngủ."

Tới tuần 12, chị học xong 22/24 bài và làm xong 2 báo cáo mẫu. Kết quả thứ nhất chưa trọn, nhưng chị biết rõ vì sao, và hai bài còn lại sẽ vào chu kỳ sau. Điều mình thấy đáng giá hơn cả là chị đã thật sự tự làm được một báo cáo phân tích, đúng điều chị viết trong la bàn.

Bước 4: tuần thứ 13 để nghỉ và nhìn lại

Làm 12 tuần xong, dành tuần thứ 13 cho mấy việc này:

• Nhìn lại ba kết quả: đạt, gần đạt, hay chưa đạt, và vì sao.
• Xem điểm các tuần: tuần nào tốt, tuần nào thấp, điều gì khác biệt.
• Giữ lại những thói quen đã thành tự động, để chúng chạy tiếp mà không cần theo dõi sát.
• Nghỉ ngơi có chủ đích, vì 12 tuần tập trung là một chặng dài.
• Viết la bàn cho chu kỳ tiếp theo, và xem lại những ý tưởng mới bạn đã tạm gác trong chu kỳ vừa qua.

Tuần 13 giống quãng nghỉ giữa hai hiệp đấu. Thiếu nó, các chu kỳ nối liền nhau thành một năm dài mệt mỏi, và bạn lại quay về đúng chỗ cũ.

4Viết mục tiêu kiểu cũ và kiểu 12 tuần

• Cách sai: "Năm nay mình sẽ khỏe hơn, giỏi tiếng Anh hơn, kiếm nhiều tiền hơn."
• Cách đúng: "12 tuần tới, mình chạy liên tục được 5 km, bằng cách chạy ba buổi mỗi tuần vào thứ Hai, Tư, Sáu."
• Cách sai: Mười mục tiêu, không có hành động hằng tuần, chỉ kiểm tra vào tháng Mười hai.
• Cách đúng: Tối đa ba kết quả, mỗi kết quả có hành động hằng tuần, chấm điểm mỗi cuối tuần.

5Ghép với kế hoạch công việc

Nếu bạn đang kinh doanh, chu kỳ này khớp với bài Kế hoạch marketing 90 ngày trong chuỗi Marketing Online. 12 tuần là 84 ngày, gần bằng một quý. Hai kế hoạch có thể dùng chung buổi review tuần, một phần cho công việc, một phần cho bản thân.

Còn trong từng ngày, hành động của chu kỳ 12 tuần là nguồn tốt để chọn ra việc quan trọng nhất. Bài Một việc quan trọng nhất mỗi ngày chỉ cách làm.

6Mấy lỗi làm chu kỳ đổ sớm

Lỗi đầu tiên là chọn quá nhiều kết quả. Tối đa ba thôi, khó chọn thì tự hỏi: nếu chỉ đạt được một, mình muốn đó là cái nào? Kết quả không đo được cũng là lỗi, vì "sống lành mạnh hơn" thì không chấm đạt hay chưa được. Viết lại cho tới khi trả lời được bằng có hoặc không.

Hành động không có lịch, kiểu "học mỗi tuần", thì rất dễ bị đẩy lùi mãi, nên gắn mỗi hành động với ngày, giờ và tín hiệu cụ thể. Lập kế hoạch cho tuần đẹp nhất, như thể tuần nào cũng rảnh, là lỗi mình thấy phổ biến nhất. Lập cho một tuần bình thường, và chuẩn bị sẵn bản nhỏ hơn cho tuần bận. Còn bỏ tuần 13, làm liền chu kỳ này sang chu kỳ khác, thì đánh dấu tuần 13 trên lịch ngay từ đầu, như một cuộc hẹn.

7Có thể bạn đang băn khoăn

Mục tiêu cần hơn 12 tuần thì sao? Chia nó thành từng chặng 12 tuần. Ví dụ, muốn thi một chứng chỉ tiếng Anh sau một năm, chu kỳ đầu có thể là "học xong phần ngữ pháp cơ bản và làm 4 đề luyện". Mỗi chu kỳ là một bước rõ ràng hướng về đích lớn.

Giữa chu kỳ muốn đổi mục tiêu có được không? Được, nếu có lý do thật, như hoàn cảnh thay đổi lớn. Còn nếu chỉ vì một ý tưởng mới hấp dẫn thì ghi nó lại cho chu kỳ sau. Đổi mục tiêu thường xuyên quá thì chẳng mục tiêu nào tới nơi.

Không đạt 85% thì có phải thất bại không? Không. 85% là mốc gợi ý, không phải vạch đỗ hay trượt. Điểm thấp nhiều tuần liền chỉ là tín hiệu kế hoạch đang lớn hơn thời gian thật của bạn. Thu nhỏ hành động trong buổi review là được.

8Viết la bàn ngay tuần này

Viết la bàn 12 tuần: một câu "trở thành người có thể…", tối đa ba kết quả đo được, ba việc chủ động không làm. Với mỗi kết quả, viết hai đến bốn hành động hằng tuần, mỗi hành động có ngày giờ cụ thể. Đánh dấu ngày bắt đầu, ngày kết thúc tuần 12 và tuần 13 trên lịch, rồi chọn thời điểm review tuần cố định để chấm điểm hành động.

Nếu bạn chưa có thói quen nền nào, cứ bắt đầu nhỏ hơn với lộ trình trong bài Thực hành: 30 ngày xây một thói quen, rồi đưa thói quen đó vào chu kỳ 12 tuần đầu tiên.