Khối thời gian tập trung trong một ngày nhiều thông báo

1Chú ý còn sót lại

Năm 2009, nhà nghiên cứu Sophie Leroy đặt tên cho hiện tượng này là chú ý còn sót lại (tiếng Anh: attention residue). Khi bạn chuyển từ việc A sang việc B, một phần sự chú ý vẫn còn vướng lại ở A, nhất là khi A chưa xong, thế là bạn làm việc B kém đi.

Giống như đang nấu nồi canh thì có khách đến chơi. Bạn ngồi ngoài phòng khách mà đầu vẫn nghĩ "nồi canh có trào không", không hẳn ở trong câu chuyện, cũng không hẳn ở trong bếp.

Vậy nên mỗi lần "chỉ liếc qua tin nhắn một chút" chẳng bao giờ chỉ mất mười giây, mà tốn cả quãng thời gian để sự chú ý quay về đầy đủ. Còn nếu tin nhắn đó chứa một việc chưa giải quyết, nó sẽ kéo theo một phần đầu óc bạn suốt phần còn lại của buổi.

![Sơ đồ ba bước: đang làm việc A, liếc tin nhắn mười giây, quay lại A nhưng phải mất thêm vài phút để sự chú ý về đầy đủ.](/images/bai-viet/khoi-thoi-gian-tap-trung/chu-y-con-sot-lai.svg "Một lần "liếc qua" tốn bao lâu")

2Việc sâu và việc nông

Cal Newport, trong cuốn Deep Work (tạm dịch: Làm việc sâu), chia công việc thành hai loại. Việc sâu cần tập trung cao độ, không bị ngắt quãng, và tạo ra giá trị lớn, như viết, lập trình, phân tích số liệu, học kỹ năng khó, lập kế hoạch. Việc nông thì làm được cả khi sự chú ý bị chia nhỏ, như trả lời tin nhắn, họp ngắn, xử lý giấy tờ, sắp xếp tệp.

Việc nông vẫn cần, không ai bỏ hết email hay tin nhắn được. Nhưng nếu việc nông lấp kín cả ngày thì việc sâu chẳng còn chỗ nào, mà tiến bộ thật thường lại nằm ở việc sâu.

Nghề nào cũng có việc sâu của nó. Với kế toán, đó là đối chiếu số liệu cuối tháng. Với giáo viên, đó là soạn giáo án cho một bài khó. Còn với chủ shop online, có khi là viết lại trang sản phẩm hay ngồi xem lại số liệu quảng cáo.

3Ba lực kéo bạn khỏi việc sâu

Người khác làm phiền chỉ là một phần, thật ra có ba lực cùng kéo một lúc.

Lực đầu tiên là thông báo, thứ được làm ra để hút mắt. Âm báo, con số đỏ trên biểu tượng, cái rung nhẹ trong túi làm rất giỏi đúng một việc: kéo mắt bạn về phía màn hình.

Lực thứ hai là thói quen trả lời ngay. Ở nhiều chỗ làm, trả lời nhanh được coi là chăm chỉ. Chẳng ai nói ra, nhưng ai cũng ngại để tin nhắn hiện "đã xem" quá lâu.

Lực thứ ba là chính mình tự mở ra xem. Nhiều lúc chẳng có thông báo nào, ta vẫn cầm điện thoại lên. Theo bài Vòng lặp thói quen, tín hiệu thường là lúc gặp đoạn việc khó, còn phần thưởng là vài giây được thoát khỏi nó.

Ba lực cùng kéo thì một câu quyết tâm "hôm nay mình sẽ tập trung" thường không trụ nổi, bạn cần một cái khung cho cả ngày.

4Sáu bước tạo khối thời gian tập trung

Bước 1: Chia ngày thành các khối

Việc cần làm: đừng để ngày trôi theo tin nhắn nữa. Chia nó thành các khối, mỗi khối dành cho một loại việc.

Lý do: mỗi khối chỉ một loại việc thì bạn ít phải chuyển qua chuyển lại, chú ý còn sót lại cũng ít đi.

Khối tập trung là một đến hai khối mỗi ngày cho việc sâu, đặt vào khung giờ đầu óc tỉnh nhất. Khối giao tiếp là hai đến ba khối ngắn để xử lý tin nhắn, email, cuộc gọi. Khối việc nhỏ gom mấy việc lặt vặt vào một chỗ. Còn khối nghỉ là đi lại, ăn uống, nghỉ thật sự, không lướt điện thoại.

Đây là một ngày mẫu cho người làm văn phòng, bạn chỉnh lại theo lịch của mình nhé:

8:00  tập trung (90 phút)
9:30  nghỉ ngắn
9:45  giao tiếp
10:30 họp, việc nhỏ
12:00 ăn trưa, nghỉ
13:30 tập trung (50 phút)
14:30 giao tiếp
15:00 việc nhỏ, họp
16:30 giao tiếp, chốt ngày

Việc quan trọng nhất trong ngày, theo bài Một việc quan trọng nhất mỗi ngày, sẽ vào khối tập trung đầu tiên. Nếu công việc buộc bạn phải xem tin nhắn đầu giờ, giới hạn nó trong mười lăm phút thôi, chỉ xử lý việc thật sự gấp.

Bước 2: Chuẩn bị trước khi vào khối

Việc cần làm: trước mỗi khối tập trung, bỏ ra hai phút. Viết mục tiêu của khối, mở sẵn tài liệu cần dùng, rót sẵn ly nước.

Lý do: vào khối rồi mới đi tìm tài liệu, đi rót nước, hỏi đồng nghiệp mật khẩu là bạn đã tự ngắt mình rồi. Mục tiêu rõ còn giúp bạn biết lúc nào thì xong.

Ví dụ: "Khối 8:00 đến 9:30: viết xong phần phân tích đối thủ, khoảng một trang rưỡi."

Bước 3: Giữ yên khối tập trung

Việc cần làm: dẹp các nguồn gây ngắt quãng trước khi bắt đầu.

Lý do: đợi bị kéo rồi mới cưỡng lại là cách tốn sức nhất. Theo tinh thần bài Thiết kế môi trường thay vì ý chí, mình nghĩ nên làm cho việc bị kéo đi khó xảy ra ngay từ đầu.

• Điện thoại để ngoài tầm với, tốt nhất ở phòng khác hoặc trong ngăn kéo. Để chế độ im lặng mà nằm ngay trên bàn thì vẫn chưa đủ.
• Tắt thông báo trên máy tính và đóng mấy thẻ không liên quan. Tên tính năng này mỗi máy một khác, thường nằm trong phần cài đặt.
• Báo trước với người xung quanh: "Từ 8 đến 9 rưỡi mình tập trung, có việc gấp thì gọi, còn lại mình sẽ trả lời lúc 9 giờ 45."
• Để sẵn một tờ giấy. Có ý nghĩ chen vào, kiểu "phải nhớ gọi cho khách", thì ghi xuống rồi quay lại việc. Đầu óc khỏi phải ôm nó nữa.

Bước 4: Bắt đầu nhỏ, tăng dần

Việc cần làm: nếu bạn đã quen bị ngắt liên tục, bắt đầu bằng một khối 25 phút tập trung, nghỉ 5 phút. Nhiều người biết cách chia này dưới tên Pomodoro. Sau đó tăng dần lên 50 phút, rồi 90 phút.

Lý do: một khối hai giờ ngay từ đầu là rất khó, mà thất bại sớm thì dễ nản rồi bỏ. Khả năng tập trung cũng giống một thói quen, được rèn qua lặp lại chứ không qua ép buộc. Đây chính là nguyên tắc thu nhỏ trong bài Kỷ luật bắt đầu từ một việc đủ nhỏ.

Bước 5: Gom thông báo xử lý theo lô

Việc cần làm: chọn vài giờ cố định trong ngày để xem và trả lời tin nhắn, email. Ngoài mấy giờ đó thì không mở.

Lý do: phần lớn tin nhắn không cần trả lời trong vòng một phút. Gom lại xử lý một lần, giống gom quần áo giặt một mẻ thay vì giặt từng chiếc, thì bạn ít phải chuyển qua chuyển lại hơn.

Người xung quanh quen với nhịp đó nhanh hơn bạn nghĩ. Còn việc thật sự khẩn cấp thì thống nhất một kênh riêng, như gọi điện, để bạn khỏi phải mở mọi thông báo. Câu báo trước có thể đơn giản thế này:

"Mình sẽ xem tin nhắn lúc 9 giờ 45, 14 giờ 30 và 16 giờ 30. Nếu gấp, bạn gọi điện trực tiếp cho mình nhé."

Bước 6: Đóng khối cho gọn

Việc cần làm: trước khi hết khối tập trung, dành một hai phút ghi lại bạn đang dừng ở đâu và bước tiếp theo là gì.

Lý do: việc dở dang mà không có ghi chú thì cứ lởn vởn trong đầu, đúng kiểu chú ý còn sót lại. Ghi rõ "lần sau bắt đầu từ đâu" rồi thì đầu óc dễ buông việc đó hơn, chuyển sang việc khác nhẹ hẳn.

Dừng ở: phần 2, ý thứ ba
Bước tiếp: tìm số liệu
  doanh thu quý 2

5Ví dụ minh họa: tuần đầu tập làm việc sâu của anh Long

Thử hình dung anh Long (nhân vật và con số đều giả định) làm phân tích số liệu ở một công ty bán lẻ. Anh muốn có thời gian viết báo cáo phân tích mà không bị kéo đi liên tục. Tuần đầu, anh tập theo kiểu tăng dần, mỗi khối ghi lại số lần bị kéo đi.

• Thứ Hai: khối 25 phút, bị kéo đi 6 lần, phần lớn do tự mở điện thoại.
• Thứ Ba: điện thoại để trong ngăn kéo, khối 25 phút, bị kéo đi 3 lần.
• Thứ Tư: báo trước với nhóm, tắt thông báo máy tính, khối 50 phút, bị kéo đi 3 lần.
• Thứ Năm: khối 50 phút, bị kéo đi 2 lần, cả hai lần là ý nghĩ chen vào và anh ghi ra giấy.
• Thứ Sáu: khối 50 phút, bị kéo đi 1 lần, viết xong phần mở đầu báo cáo.

Một tuần, anh không biến thành người khác. Anh chỉ đổi môi trường từng chút, rồi để khả năng tập trung lớn dần theo. Tuần sau, anh thử một khối 90 phút vào sáng thứ Hai và thứ Tư.

Điều làm anh ngạc nhiên nhất là đồng nghiệp chẳng phàn nàn gì chuyện anh trả lời chậm hơn một tiếng. Chỉ có một lần có việc gấp, và người đó gọi điện, đúng như anh đã dặn.

6Khi công việc buộc phải trả lời nhanh

Không phải việc nào cũng cho phép tắt tin nhắn chín mươi phút. Nhân viên chăm sóc khách hàng, người bán hàng online, lễ tân đều phải trả lời nhanh, và mình biết rõ chuyện này: có lần mình trả lời chậm mà mất đơn, khách đã mua chỗ khác. Nếu bạn ở trường hợp này, đừng bỏ hẳn mà chỉnh lại cho vừa.

Dùng khối ngắn hơn, như 25 phút, xen kẽ với khối trả lời. Nếu làm theo nhóm, thay phiên nhau trực tin nhắn để ai cũng có một khối yên tĩnh. Soạn sẵn câu trả lời mẫu cho những câu hỏi hay gặp, để khối giao tiếp chạy nhanh hơn. Và dành việc sâu cho khung giờ ít khách nhất, có thể là sáng sớm hoặc cuối ngày.

Mỗi ngày có một khối 25 phút yên tĩnh vẫn hơn nhiều so với không có khối nào.

7Mấy chỗ hay vấp

Hay gặp nhất là để điện thoại im lặng mà vẫn nằm trên bàn. Chỉ cần nhìn thấy là bạn đã nghĩ tới nó, nên cất vào ngăn kéo hoặc để ở phòng khác. Bắt đầu bằng khối quá dài cũng dễ vấp, hai giờ ngay ngày đầu rất dễ khiến bạn thấy mình thất bại. Bắt đầu với 25 phút, quen rồi hẵng tăng.

Không báo trước với ai thì người khác vẫn nhắn, vẫn gọi, còn bạn thì áy náy. Gửi trước một câu báo lịch, kèm một kênh để gọi khi thật sự gấp. Vào khối mà chưa rõ làm gì thì mười phút đầu trôi qua chỉ để nghĩ xem bắt đầu từ đâu, nên viết mục tiêu khối ngay lúc chuẩn bị. Còn dùng giờ nghỉ để lướt điện thoại thì đầu óc không được nghỉ thật. Đứng dậy, đi lại, rót nước, nhìn ra xa thì hơn.

8Mấy tình huống khó

Sếp nhắn là phải trả lời ngay thì sao? Nói thẳng với sếp. Bạn muốn có một khối tập trung để làm việc quan trọng, và nếu gấp thì sếp cứ gọi điện. Khi thấy kết quả công việc tốt lên, nhiều người quản lý sẵn lòng đồng ý.

Nhà có con nhỏ, không thể có 90 phút yên tĩnh thì sao? Không sao cả. Tận dụng những khoảng có sẵn: lúc con ngủ trưa, sáng sớm trước khi con dậy. Một hai khối 25 phút tập trung thật sự đã rất đáng rồi.

Nghe nhạc khi tập trung có được không? Tùy người, tùy việc. Nhạc không lời, nghe quen tai thường ít làm xao nhãng hơn. Bạn cứ thử và tự để ý, nếu hay dừng lại để đổi bài thì nhạc đang kéo bạn đi đấy.

9Thử ngay ngày mai

Chặn một khối tập trung 50 phút trên lịch ngày mai, vào khung giờ tốt nhất của bạn, chưa quen thì bắt đầu với 25 phút. Trước khối, viết mục tiêu của khối trong một câu. Trong khối, để điện thoại ở phòng khác và tắt thông báo máy tính. Cuối khối, ghi lại bạn đã làm được gì, bị kéo đi bao nhiêu lần, và bước tiếp theo là gì.

Có khối tập trung rồi, thử thách tiếp theo là giữ được nó trước những lời nhờ vả: Nói không để bảo vệ điều quan trọng. Nếu bạn làm lập trình, chuyên mục Lập trình bằng AI của Qiki có thêm cách tổ chức phiên làm việc sâu cùng AI.