Kỷ luật không phải ý chí: thiết kế môi trường để việc đúng thành việc dễ

1Người trông kỷ luật thật ra gặp ít cám dỗ hơn

Năm 2012, nhóm của nhà tâm lý học Wilhelm Hofmann theo dõi cảm giác thèm muốn và cám dỗ của hàng trăm người trong đời sống hằng ngày. Người tham gia được hỏi nhiều lần trong ngày: lúc này bạn có đang muốn làm điều gì không, và bạn có cưỡng lại không?

Phát hiện khá bất ngờ là những người tự đánh giá mình tự kiểm soát tốt lại báo cáo ít cám dỗ hơn. Họ không hề cưỡng lại cám dỗ giỏi hơn người khác. "Tự kiểm soát" ở đây hiểu đơn giản là làm được điều mình định làm, thay vì điều mình đang thèm lúc đó.

Họ sắp xếp cuộc sống sao cho không phải đối mặt với lựa chọn khó quá thường xuyên. Họ không cần thắng nhiều trận, vì họ ít khi phải ra trận.

Thử nghĩ tới hai người cùng muốn bớt ăn bánh ngọt. Người thứ nhất để hộp bánh trên bàn ăn và tự nhủ "chỉ nhìn thôi", người thứ hai không mua bánh về nhà.

Người thứ hai trông "kỷ luật" hơn, nhưng thật ra họ chỉ phải quyết định một lần ở siêu thị, còn người kia phải quyết định hàng chục lần mỗi ngày ở nhà.

2Chuyện "bình xăng ý chí"

Có thể bạn từng nghe về lý thuyết "cạn kiệt ý chí". Theo lý thuyết này, ý chí như một bình xăng: dùng nhiều thì hết, hết rồi thì dễ buông. Nghe rất hợp lý để giải thích vì sao tối về ta hay ăn vặt, hay lướt mạng.

Lý thuyết này từng rất phổ biến, nhưng năm 2016, một dự án tái kiểm chứng lớn với nhiều phòng thí nghiệm không tìm thấy hiệu ứng đáng kể. "Tái kiểm chứng" là làm lại nghiên cứu cũ theo đúng quy trình cũ, xem kết quả có lặp lại không. Đến giờ, giới nghiên cứu vẫn còn tranh luận về cơ chế thật.

Cơ chế là gì thì bài học thực tế vẫn vậy: đừng xây hệ thống dựa vào việc phải cố gắng liên tục. Cuối ngày bạn mệt, dù là do cạn "xăng" hay đơn giản chỉ là mệt, và một hệ thống tốt phải chạy được cả lúc đó.

3Ma sát: đơn vị của thiết kế môi trường

Con người có xu hướng chọn việc ít ma sát nhất. Đó là cách bộ não tiết kiệm sức, chẳng phải tật xấu gì, nghĩ tới chuyện đi chợ là thấy.

Chợ ngay đầu hẻm thì chiều nào bạn cũng dễ ghé mua rau. Chợ cách nhà năm cây số thì bạn gom lại đi một lần mỗi tuần, dù nhu cầu ăn rau tươi vẫn y nguyên.

Thiết kế môi trường là chỉnh ma sát một cách có chủ đích:

• Giảm ma sát cho việc đúng: làm cho nó gần hơn, nhanh hơn, ít bước hơn.
• Tăng ma sát cho việc sai: làm cho nó xa hơn, chậm hơn, nhiều bước hơn.

Chỉ thêm hay bớt vài bước nhỏ, hành vi mặc định đã có thể đổi. Hành vi mặc định là điều bạn sẽ làm nếu không nghĩ gì, và phần lớn thời gian trong ngày, chúng ta sống theo mặc định.

4Năm bước thiết kế lại môi trường

Bước 1: Vẽ "bản đồ ma sát"

Việc cần làm: chọn một thói quen muốn xây, rồi liệt kê mọi bước từ lúc nghĩ đến nó cho tới lúc thật sự bắt đầu.

Lý do: ma sát hay nấp trong những bước nhỏ mà ta không để ý, viết ra thì mới thấy.

Ví dụ với thói quen chạy bộ buổi sáng:

1. Tắt báo thức, ngồi dậy.
2. Tìm quần áo tập trong tủ.
3. Tìm đôi giày, có khi nằm dưới gầm giường.
4. Tìm tai nghe, phát hiện hết pin.
5. Dắt xe ra để lấy lối đi.
6. Bắt đầu chạy.

Sáu bước, và bước nào cũng là một dịp để bạn nghĩ "thôi, mai vậy". Việc tiếp theo là cắt bớt chúng.

Bước 2: Giảm ma sát cho việc đúng

Việc cần làm: với mỗi bước trong bản đồ, hỏi "chuẩn bị trước được không?".

Lý do: chuẩn bị vào lúc còn sức, như buổi tối, thì bạn của buổi sáng đỡ phải quyết định.

Muốn chạy bộ buổi sáng thì để sẵn giày và quần áo cạnh giường từ tối hôm trước, sạc tai nghe cùng lúc sạc điện thoại. Muốn đọc sách thì đặt cuốn sách lên gối hoặc lên bàn làm việc, đừng cất trong tủ. Muốn uống đủ nước, đặt bình nước đầy trên bàn trước khi bắt đầu làm việc. Còn muốn viết mỗi sáng, để máy tính mở sẵn đúng tài liệu đang viết.

Bước 3: Tăng ma sát cho việc sai

Việc cần làm: chọn một thói quen muốn bỏ, rồi thêm ít nhất hai bước trước khi bắt đầu được nó.

Lý do: bạn không cần cấm tuyệt đối, chỉ cần làm nó chậm lại, đủ để có một khoảnh khắc tự hỏi "mình có thật sự muốn không?".

Sạc điện thoại ở phòng khác, đừng để cạnh giường. Đăng xuất các ứng dụng mạng xã hội sau mỗi lần dùng, hoặc dồn chúng vào một thư mục ở màn hình thứ hai. Không mua đồ ăn vặt về nhà, thay vì cố không ăn khi chúng nằm sẵn trong tủ. Tắt thông báo không cần thiết nữa, bài Khối thời gian tập trung có hướng dẫn chi tiết.

Bước 4: Mỗi không gian một việc

Việc cần làm: gắn mỗi góc trong nhà với một loại việc chính.

Lý do: não người gắn hành vi với bối cảnh. Nếu bàn làm việc cũng là chỗ ăn, chỗ xem phim, chỗ lướt điện thoại, thì ngồi vào đó chẳng còn là tín hiệu để tập trung nữa. Giường cũng thế, quen làm việc trên giường thì lúc nằm xuống đầu óc vẫn còn nghĩ chuyện công việc.

Không có nhiều phòng, bạn vẫn tách được bối cảnh bằng những chi tiết nhỏ. Một chiếc đèn chỉ bật khi làm việc, một góc bàn chỉ dành cho viết hoặc học, một danh sách nhạc chỉ nghe khi tập trung. Hay một chiếc ghế ngoài ban công chỉ để ngồi đọc sách với ly cà phê sáng.

Phòng trọ một gian vẫn làm được, diện tích không quyết định, miễn mỗi tín hiệu chỉ gắn với một việc.

Bước 5: Thiết kế lại môi trường số

Việc cần làm: sắp xếp lại điện thoại như sắp xếp một căn phòng.

Lý do: điện thoại là môi trường bạn ở lâu nhất mỗi ngày, nó theo bạn từ lúc thức dậy tới lúc đi ngủ, trên xe buýt, trong giờ nghỉ trưa, lúc chờ con tan học.

• Màn hình chính chỉ để những ứng dụng phục vụ việc bạn muốn làm nhiều hơn, như sách, ghi chú, lịch.
• Ứng dụng gây xao nhãng thì dời ra khỏi màn hình chính, vào một thư mục ở trang sau.
• Dùng chế độ tập trung hoặc không làm phiền theo khung giờ. Tên và vị trí tính năng này khác nhau tùy dòng máy, bạn tìm trong phần cài đặt.
• Tắt thông báo của những nhóm chat không cần trả lời ngay.

Môi trường còn có con người

Người xung quanh cũng là một phần môi trường. Cả nhà xem tivi đến khuya thì bạn khó đi ngủ sớm một mình, còn đồng nghiệp rủ trà sữa mỗi chiều thì bạn khó bớt đồ ngọt.

5Ví dụ minh họa: hai tuần của anh Minh

Thử hình dung anh Minh (ví dụ minh họa, nhân vật và con số đều giả định) làm nhân viên kinh doanh, hay nằm lướt điện thoại tới quá nửa đêm. Anh đã nhiều lần hứa "tối nay ngủ sớm" mà chưa lần nào giữ được. Anh ghi lại trong một tuần: bảy đêm thì sáu đêm lướt, giờ ngủ thường sau mười hai giờ.

Anh đổi ba thứ, còn ý chí thì để nguyên. Anh mua một chiếc đồng hồ báo thức rẻ tiền để khỏi cần điện thoại trong phòng ngủ. Mười giờ rưỡi tối, anh sạc điện thoại trên kệ ở phòng khách. Rồi anh đặt một cuốn sách mỏng lên gối, để lúc nằm xuống, thứ trong tầm tay là sách chứ không phải màn hình.

Hai tuần sau, trong mười bốn đêm, có mười đêm anh không mang điện thoại vào phòng. Bốn đêm còn lại là những tối anh phải trực tin nhắn khách hàng. Anh không ép mình mạnh tay hơn, chỉ làm cho việc lướt điện thoại cần thêm vài bước: đứng dậy, đi ra phòng khách, rút sạc.

Với những tối phải trực tin nhắn, anh thêm một quy tắc nhỏ: trả lời xong thì để điện thoại ngoài phòng khách rồi mới quay vào. Hệ thống được chỉnh dựa trên dữ liệu, chẳng dựa trên lời tự trách nào. Muốn biết vì sao giấc ngủ quan trọng với kỷ luật, bạn xem bài Ngủ, vận động và năng lượng.

6Hứa với ý chí và đổi môi trường

So từng cặp câu sẽ thấy khác biệt. "Tối nay mình sẽ không lướt điện thoại" là một lời hứa, còn "Mười giờ rưỡi, mình sạc điện thoại ở phòng khách" là một việc làm được. "Mình sẽ cố không ăn bánh" khác hẳn "Mình không mua bánh khi đi siêu thị". "Sáng mai phải dậy chạy bộ" thì thua "Tối nay để sẵn giày và quần áo cạnh giường". Và "Mình sẽ tập trung hơn" nghe hay, nhưng "Trong giờ làm việc sâu, điện thoại nằm trong ngăn kéo" mới thật sự giúp được bạn.

Câu thứ nhất trong mỗi cặp là một lời hứa với ý chí, câu thứ hai là một thay đổi trong môi trường. Làm một lần mà có tác dụng nhiều ngày.

7Mấy cách thiết kế dễ hỏng

Đổi quá nhiều thứ cùng lúc cũng dễ hỏng. Dọn cả nhà trong một ngày dễ khiến bạn mệt rồi bỏ dở, nên mỗi tuần chỉ đổi một hai chi tiết gắn với thói quen đang xây. Thêm ma sát mà làm phiền người khác, như giấu điều khiển tivi lúc cả nhà đang cần, thì dễ gây khó chịu. Chỉ đổi phần môi trường của riêng bạn, và nói chuyện trước với người sống cùng.

Có người chỉ để ý môi trường vật lý: bàn làm việc gọn gàng mà điện thoại vẫn đầy thông báo. Coi điện thoại là một căn phòng cần dọn, làm bước 5 ngay hôm nay. Còn nếu bạn nghĩ thiết kế môi trường là "yếu đuối", người mạnh thì chẳng cần mẹo, thì nhớ rằng mục tiêu là làm được việc đều đặn. Chứng minh sức chịu đựng không nằm trong mục tiêu.

8Vài câu hỏi thực tế

Công việc bắt bạn cầm điện thoại cả ngày thì sao? Bạn không cần bỏ điện thoại, chỉ cần tách việc cần thiết khỏi việc gây xao nhãng. Giữ ứng dụng công việc ở màn hình chính, dời mạng xã hội giải trí vào thư mục ở trang sau, và tắt thông báo không liên quan tới công việc.

Sống chung với gia đình, không tự quyết được không gian thì làm sao? Bắt đầu từ những gì thuộc về bạn: túi xách, góc bàn, điện thoại, chiếc ghế của bạn. Thay đổi nhỏ trong phạm vi đó thường đã đủ tạo khác biệt.

Thiết kế môi trường có phải là né tránh, thay vì rèn luyện? Không. Bạn vẫn rèn luyện, chỉ là rèn bằng cách lặp lại hành động đúng nhiều lần, thay vì chiến đấu với cám dỗ nhiều lần. Lặp lại hành động đúng mới là thứ xây nên thói quen.

9Bốn thay đổi cho tuần này

Chọn thói quen bạn đang muốn xây, vẽ bản đồ ma sát và bỏ bớt ít nhất một bước. Chọn một thói quen muốn bỏ và thêm ít nhất hai bước trước khi bắt đầu được nó. Sắp xếp lại màn hình chính điện thoại ngay hôm nay, rồi chọn một góc nhỏ trong nhà và gắn nó với đúng một việc.

Nếu bạn mới đến với chuỗi bài này, đọc bài mở đầu Kỷ luật bắt đầu từ một việc đủ nhỏ trước nhé. Thiết kế môi trường giúp việc đúng dễ xảy ra. Bài tiếp theo giúp bạn muốn làm việc đó, vì nó thuộc về con người bạn: Bản sắc trước mục tiêu.