Tìm nút thắt: thứ duy nhất quyết định mình đi nhanh hay chậm

1Một làn xe quyết định cả con đường

Trong Chinh phục mục tiêu, Brian Tracy kể lại ý chính của cuốn The Goal của Eliyahu Goldratt. Goldratt viết về nhà máy, nhưng Tracy áp nó vào mục tiêu cá nhân.

Hình ảnh ông dùng: bạn lái xe trên đường cao tốc bốn làn. Tới một đoạn đang thi công, đường thu lại còn một làn. Bạn đi bốn làn suốt năm mươi cây số cũng không quan trọng. Tốc độ của cả hành trình bị quyết định bởi đoạn một làn đó.

Mọi mục tiêu đều có một đoạn như vậy. Tracy gọi là ràng buộc then chốt, hay yếu tố giới hạn. Nó là thứ quyết định bạn tới đích nhanh hay chậm.

Điều quan trọng nhất của ý này: cải thiện những chỗ không phải nút thắt gần như không có tác dụng. Chị Hạnh tăng khách, nhưng khách bị chặn lại ở quầy kẹp bánh. Thêm bao nhiêu khách cũng vậy.

2Hỏi "tại sao" cho tới khi thấy nó

Nút thắt hiếm khi lộ ra ngay. Thứ ta thấy đầu tiên thường là triệu chứng.

Tracy gợi ý một cách hỏi lặp. Bắt đầu bằng mục tiêu chưa đạt: "Tại sao mình chưa đạt được nó?" Viết ra mọi câu trả lời. Rồi lấy từng câu trả lời, hỏi lại "tại sao".

Ông có một ví dụ về thu nhập. Tại sao thu nhập chưa gấp đôi? Vì chưa đóng góp đủ giá trị. Tại sao? Vì làm việc chưa tốt. Tại sao? Vì dùng thời gian kém. Tại sao? Vì buổi tối và cuối tuần không dành chút nào cho việc học. Tới đây, vấn đề thật đã lộ ra, và nó khác xa câu hỏi ban đầu.

Ví dụ minh họa với chị Hạnh. Tại sao doanh thu không tăng dù khách đông hơn? Vì nhiều khách bỏ về. Tại sao? Vì chờ lâu. Tại sao chờ lâu? Vì một người kẹp bánh, mỗi ổ gần một phút. Tại sao mất một phút? Vì mỗi lần phải cắt rau, cắt chả tại chỗ.

Nút thắt thật là việc chuẩn bị nguyên liệu, không phải số khách.

3Định nghĩa vấn đề theo nhiều cách

Một cái bẫy là định nghĩa vấn đề quá sớm, chỉ theo một cách. Tracy dẫn ý của nhà nghiên cứu Ian Mitroff: hãy cẩn trọng với vấn đề chỉ có một cách định nghĩa.

Lý do: mỗi cách định nghĩa dẫn tới một hướng giải khác nhau.

Tracy lấy ví dụ doanh nghiệp không đạt doanh số. Nếu định nghĩa là "không đủ khách", giải pháp là tăng số khách. Nếu là "mỗi khách mua quá ít", giải pháp là tăng giá trị mỗi đơn. Nếu là "quảng cáo không kéo được khách", giải pháp là sửa quảng cáo. Ba định nghĩa, ba hướng đi, ba ngân sách khác nhau.

Ví dụ minh họa: chị Hạnh viết lại vấn đề theo ba cách. "Không đủ khách." "Khách bỏ về vì chờ lâu." "Mỗi khách chỉ mua một ổ." Cách thứ hai khớp với những gì chị thấy mỗi sáng. Cách thứ ba mở ra một ý khác: thêm ly sữa đậu nành kèm bánh, không tốn thêm thời gian kẹp.

4Phần lớn nút thắt nằm bên trong

Tracy nói một câu khó nghe: khoảng 80% ràng buộc nằm bên trong ta, chỉ khoảng 20% ở bên ngoài. Đây là nhận định của ông từ kinh nghiệm, không phải con số đo được. Nhưng nó đáng để thử.

Bên trong nghĩa là: kỹ năng còn thiếu, thói quen chưa tốt, cách nghĩ, nỗi sợ. Bên ngoài là: thị trường, đối thủ, chính sách, giá nguyên liệu.

Ta có xu hướng nhìn ra bên ngoài trước. Nó dễ chịu hơn, vì không phải nhận gì về mình. Nhưng nút thắt bên trong lại là thứ ta sửa được nhanh nhất.

Ví dụ minh họa: chị Hạnh hỏi tiếp, tại sao chị chưa thuê thêm người phụ? Câu trả lời thật là chị ngại giao việc, sợ người khác làm không vừa ý. Nút thắt không phải tiền thuê người. Nó là thói quen tự làm hết.

Tracy khuyên khi nghi ngờ chẩn đoán của mình, hãy hỏi một người mình tin và để cái tôi sang bên. Người ngoài thường thấy nút thắt của ta rõ hơn ta. Bài Kỹ năng yếu nhất kìm chân cả những kỹ năng còn lại nói kỹ hơn về loại nút thắt nằm ở kỹ năng.

5Biến nút thắt thành mục tiêu

Tìm được nút thắt rồi, Tracy khuyên viết nó thành một mục tiêu tích cực, có kỳ hạn, có các bước.

Ví dụ minh họa: "Mỗi ổ bánh ra tay khách trong 30 giây, trước ngày 30 tháng này." Các bước: chia rau và chả vào khay từ 5 giờ sáng, sắp quầy theo thứ tự kẹp, thuê một người phụ giờ cao điểm từ 6 tới 8 giờ.

Rồi chọn một bước làm ngay. Ngày mai chị chia khay từ sớm.

Một khi nút thắt được nới, nút thắt kế tiếp sẽ lộ ra. Có thể là lò nướng không kịp, có thể là chỗ đứng chờ. Đó là chuyện bình thường. Lý thuyết ràng buộc là một vòng lặp: tìm, nới, tìm tiếp. Bài Review tuần 15 phút là chỗ hợp để hỏi lại mỗi tuần: nút thắt bây giờ là gì?

6Mấy chỗ hay trật

Dừng ở câu trả lời đầu tiên. "Tại sao chưa đạt? Vì thiếu vốn." Hỏi tiếp: thiếu vốn cho việc gì? Tại sao việc đó cần nhiều vốn? Câu trả lời thứ tư, thứ năm thường mới chạm tới nút thắt.

Chọn nút thắt dễ chịu. Có những câu trả lời dễ nhận hơn câu khác. "Do thị trường" dễ nhận hơn "do mình ngại gọi khách". Nếu câu trả lời không làm bạn hơi khó chịu, có thể bạn chưa tới đáy.

Quên rằng nút thắt di chuyển. Một khi đã nới, nó không còn là điểm nghẽn. Tiếp tục đổ sức vào đó là lãng phí. Hỏi lại câu hỏi mỗi khi kết quả chững lại.

7Thử ngay

Chọn một mục tiêu bạn đang đi chậm. Viết ở đầu trang: "Tại sao mình chưa đạt được nó?" Viết ít nhất năm câu trả lời. Chọn câu đúng nhất, hỏi "tại sao" tiếp ba lần.

Viết vấn đề theo ba cách khác nhau. Khoanh tròn cách khớp nhất với những gì bạn thấy hằng ngày.

Rồi viết nút thắt thành một mục tiêu có hạn, và làm một bước ngay hôm nay.