Làm xong 100%: cái giá của những việc dừng ở 95%

1Ba chìa khóa: cam kết, hoàn chỉnh, kết thúc

Trong Chinh phục mục tiêu, Brian Tracy nêu ba điều ông coi là chìa khóa của làm việc ở mức tốt nhất.

Cam kết. Quyết định rõ ràng là mình sẽ làm, không lập lờ "để xem đã". Gạt bỏ lý do bào chữa từ đầu.

Hoàn chỉnh. Ông nhấn mạnh có một khác biệt rất lớn giữa 95% và 100%. Cám dỗ dừng lại ở 90, 95% luôn có đó, và người làm tốt là người chống lại được nó.

Kết thúc. Đóng hẳn việc lại, không để nó thành một vòng tròn còn hở. Ông nhận xét việc dở dang gây căng thẳng và tiêu hao năng lượng.

Ba chữ này nghe giống nhau nhưng là ba bước khác nhau. Cam kết là lúc bắt đầu. Hoàn chỉnh là lúc gần xong. Kết thúc là lúc gạch hẳn khỏi danh sách và không phải nghĩ tới nữa.

2Vì sao 95% gần bằng 0%

Có những việc mà giá trị đến theo từng phần: đọc một cuốn sách, nửa cuốn vẫn học được nửa phần. Nhưng nhiều việc trong kinh doanh không như vậy.

Trang web chưa có nút thanh toán thì không bán được. Bảng báo giá soạn xong mà chưa gửi thì khách không nhận được. Hồ sơ vay vốn thiếu một tờ giấy thì ngân hàng không xét. Video quay xong mà chưa đăng thì không ai xem.

Với những việc như vậy, toàn bộ giá trị nằm ở 5% cuối. Chín mươi lăm phần trăm trước đó chỉ là chi phí, cho tới khi phần cuối xong.

3Vì sao ta hay dừng ở 95%

Phần cuối thường khó nhất. Những gì dễ, vui, quen tay đã được làm trước. Còn lại là phần phải học cái mới, phải gọi một cuộc điện thoại ngại gọi, phải xin một chữ ký.

Phần cuối thường nhàm nhất. Thiết kế logo thì vui. Xuất file đúng kích thước cho từng chỗ dùng thì chán.

Phần cuối thường phụ thuộc người khác. Chờ khách duyệt, chờ thợ báo giá, chờ ngân hàng gọi lại. Việc treo ở đó, và ta tự nhủ "không phải lỗi mình".

Và cảm giác "gần xong" đánh lừa. Bạn đã thấy nhẹ nhõm như thể xong rồi, nên động lực để làm nốt tụt hẳn.

4Việc dở dang lấy năng lượng của bạn

Tracy nói việc dở dang gây căng thẳng. Bạn có thể tự kiểm tra điều này.

Viết ra mọi việc đang làm dở của bạn: tin nhắn hứa trả lời mà chưa trả lời, đơn hoàn chưa xử lý, hóa đơn chưa đòi, bài đăng viết một nửa, kệ hàng sắp dở. Nhiều người viết ra được hai, ba chục dòng.

Mỗi dòng là một thứ thỉnh thoảng nhảy vào đầu bạn lúc đang làm việc khác, lúc tắm, lúc sắp ngủ. Chúng không đòi bạn làm gì ngay, nhưng chúng không để bạn yên.

Ngược lại, gạch hẳn một việc khỏi danh sách cho bạn một cảm giác nhẹ người rất rõ. Tracy mô tả cảm giác đó như một phần thưởng tự nhiên: làm xong một việc quan trọng thì thấy phấn chấn, và cảm giác đó thúc bạn làm việc tiếp theo.

5Định nghĩa "xong" trước khi bắt đầu

Nhiều việc dừng ở 95% vì không ai biết 100% trông thế nào. "Làm lại trang web" có thể xong ở rất nhiều chỗ.

Trước khi bắt đầu, viết một câu: việc này xong khi nào? Ví dụ minh họa: "Trang web xong khi một người lạ vào được trang, chọn món, trả tiền bằng chuyển khoản, và mình nhận được thông báo đơn." Câu đó có một bài kiểm tra rõ ràng. Chưa qua bài kiểm tra thì chưa xong.

Định nghĩa "xong" cũng giúp chặn việc phình ra. Thêm trang blog, thêm hiệu ứng, đổi phông chữ lần thứ ba: không cái nào trong câu định nghĩa. Để sau khi xong.

6Làm phần khó trước, không để nó ở cuối

Nếu phần cuối luôn là phần khó, hãy đổi thứ tự. Tìm phần khó nhất của việc và làm nó sớm.

Ví dụ minh họa: anh Tú làm lại trang web lần hai. Lần này, việc đầu tiên anh làm là nối cổng thanh toán vào một trang trống. Mất hai buổi tối khó chịu. Nhưng sau đó, mọi phần còn lại là phần quen tay: ảnh, mô tả, giao diện. Ba tuần sau trang web chạy.

Việc nhỏ cũng áp dụng được nguyên tắc này. Soạn báo giá thì gọi hỏi giá vật tư trước, trình bày đẹp sau. Mở món mới thì thử công thức với khách quen trước, chụp ảnh menu sau.

Bài ABCDE: xếp việc theo hậu quả có cách chọn phần nào làm trước trong một ngày.

7Đặt ngày kết thúc và một người biết

Một việc không có ngày kết thúc sẽ luôn có thể "tuần sau làm". Tracy gọi hạn chót tự đặt là một hệ thống cưỡng bức: nó buộc bạn làm xong, thay vì dễ dãi với bản thân.

Hạn chót có tác dụng hơn khi có người khác biết. Nói với một người bạn: "Thứ Sáu này trang web của mình nhận đơn được." Hoặc báo với khách quen: "Từ thứ Hai, anh chị đặt hàng được trên web." Một lời hứa với người khác khó lùi hơn lời hứa với chính mình.

Nếu lỡ hạn, Tracy khuyên đừng bỏ. Đặt hạn mới. Hạn chót là một ước lượng, và mỗi lần lỡ hạn bạn sẽ ước lượng tốt hơn cho lần sau.

8Dọn kho việc dở

Nếu bạn đang có hai mươi việc dở, đừng cố làm cả hai mươi việc cùng lúc. Làm ba bước.

Liệt kê hết ra giấy. Chỉ việc viết ra đã làm đầu nhẹ bớt.

Với mỗi việc, chọn một trong ba: làm cho xong, giao cho người khác, hoặc bỏ hẳn. Bỏ hẳn cũng là một cách kết thúc. Một việc bạn quyết định không làm nữa thì không còn treo trong đầu. Bài Điểm gốc Zero có câu hỏi giúp chọn.

Với những việc còn lại, chọn một việc mỗi ngày để làm xong 100%. Không phải tiến thêm một chút cho mười việc, mà xong hẳn một việc.

9Mấy chỗ hay trật

Mở việc mới khi việc cũ chưa xong. Mỗi việc mới là thêm một vòng tròn hở. Trước khi nhận việc mới, hỏi: việc nào đang dở mà mình sẽ đóng trước?

Đổ cho người khác ở phần cuối. Chờ khách duyệt ba tuần thì bạn có thể gọi điện, gửi bản tóm tắt dễ duyệt hơn, hoặc đặt hạn "nếu thứ Sáu chưa có ý kiến, mình xem như duyệt". Phần cuối vẫn là việc của bạn.

10Thử ngay

Viết ra ba việc đang dở lâu nhất của bạn. Với mỗi việc, viết một câu định nghĩa "xong", và một ngày kết thúc trong hai tuần tới. Chọn một việc, tìm phần khó nhất còn lại, và làm phần đó ngay ngày mai, trước mọi việc khác.